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Los 4 Pasos que Todo Floricultor Debe Seguir Para Tener una Temporada Exitosa

En la industria de las flores nos pasamos todo el año preparándonos para sacar el mayor provecho de la temporada alta; ¡y por buenos motivos! De hecho, solo el día de San Valentín representa aproximadamente el 20% de las ventas anuales de los floricultores colombianos. Si es tan importante la temporada, entonces ¿cómo se pueden preparar los floricultores para abastecer oportunamente la demanda? Tenemos algunas ideas de lo que podrías hacer para lograr las metas de ventas y a la misma vez agilizar procesos logísticos en estas épocas tan caóticas. 


Paso 1: Números, números y más números...del año pasado


Lo primero que puedes hacer es mirar los números del año pasado en términos de ventas, tipo de producto y cantidades por cajas. Básicamente, cuánto y qué se vendió el año pasado. Lo ideal en este caso es contar con una herramienta de inteligencia de negocios que pueda arrojar este tipo de información de manera fácil y rápida. 

Si ya la tienes, ¿por qué no crear un tablero con los diferentes reportes que influyen en la toma de decisiones de la temporada? Tenerlos todos en el mismo lugar te permitirán evaluar el desempeño del año anterior, fijar metas alcanzables y, más importante que todo, definir si las proyecciones de producción se alinean con las expectativas de ventas. Esto último va a ser decisivo para tomar cartas en el asunto, realizar compras a terceros si es necesario y crear planes de contingencia para cualquier eventualidad que pueda ocurrir.

Por cierto, es claro que no todos tenemos acceso a la información del año pasado en una herramienta. Si no lo has hecho, empieza por definir cómo vas a rastrear la información de este año para que puedas tenerla disponible el próximo y por ahora, simplemente recopila la información necesaria. 

Paso 2: ¿Qué tendremos disponible?


Fundamental: proyecciones de disponibilidad de inventario para las fechas importantes para la industria...es decir, Navidad, Día de San Valentín y el Día de las Madres (por ahora). Históricamente los ingenieros han manejado las proyecciones en hojas de cálculo de Excel e incluso registrandolo en libros pero la trazabilidad de estos procesos debe ser un poco más dinámica. ¿Qué pasa si se borra el archivo o se pierde el libro?... Y en general, la industria está cambiando. Estamos pasando de tener procesos manuales y tediosos reemplazados por sistemas que, de verdad, ¡hacen tu vida más fácil!

En este caso, se debe evaluar llevar la trazabilidad del proceso de control de siembra de manera más automática donde el ingeniero ingrese, actualice y monitoree constantemente las diferentes etapas de producción. Esto le da una trazabilidad y visibilidad a las proyecciones que sencillamente no tendrías al manejar la información como comúnmente se realiza. 


Paso 3: Digale a Ventas...


Las proyecciones van a ser clave...sí, pero no se pueden quedar en alta gerencia. El equipo de ventas debe poder tener la información TAN visible que puedan disponer de ella incluso 6 o 7 meses antes de la temporada alta. Entonces, ¿cómo?

Bien, las proyecciones se deben poner a disposición del equipo de ventas por medio del sistema en el cual realizan sus operaciones. Lo importante será tener la lista completa de todo el inventario que está proyectado y la fecha de disponibilidad pero, ¡póngalo en un sistema! Si la estrategia es rotarse una hoja de cálculo, no van a saber qué se ha vendido y que está disponible aún. Al crear preventas en un sistema con inventario, este se va actualizando en tiempo real evitando que se sobrevenda y peor...que nadie sepa qué hay y qué no hay. 


Paso 4: Y Ahora a Tus Clientes

La información acerca de lo que tendrás disponible debe rotar, entre más personas lo vean mejor; no estanques la información en un solo lugar. Dependiendo de tu estrategia de ventas, puedes simplemente enviar un archivo donde se pueda visualizar todo el inventario, y cuando decimos todo, es todo: las proyecciones, compras a proveedores, etc. Esto está bien para el principio, pero volvemos a lo mismo, en estas listas el inventario no se muestra en tiempo real. 

Lo ideal es que puedas proyectar todo este inventario por medio de una tienda online donde se pueda ver la disponibilidad en tiempo real y a medida que tus clientes van comprando el producto (por cualquier medio) se va actualizando la cantidad de inventario que se muestra ya sea al equipo de ventas por el sistema o a tus clientes a través del e-commerce.


¡Ahí están! Los 4 pasos que recomendamos para que hagas de la próxima temporada de flores todo un éxito. Es el proceso básico pero optimizado para que puedas lograr las metas de ventas que dependen tanto de una sola temporada. 

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