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Personaliza tus Documentos de Exportación

En Komet hemos desarrollado una funcionalidad que te permite generar, imprimir y personalizar los documentos de exportación. Cuando hablamos de personalizar, nos referimos a la posibilidad que tienes de hacer cambios de manera rápida y sencilla. Puedes por ejemplo, eliminar los campos (constituidos por variables) que no consideres necesarios, o realizar cambios de forma en cada documento.

¡Hemos añadido ahora nuevas variables para que puedas personalizar los documentos según los requerimientos de la agencia de carga o de tu negocio!

Nota: cabe mencionar que estos documentos fueron diseñados  para Colombia, por tanto, pueden o no aplicar en otros países.

¿Qué son las Variables?

Las variables son campos que permiten reflejar en tus documentos impresos en Komet, información de la base de datos, es decir, las variables toman el valor que se les asigna en el sistema y lo reflejan en los documentos. Existen dos tipos de variables Lista (L) y Parámetro (P) y cada una de ellas tienen una función específica que te vamos a explicar:

Lista (L): es aquella que contiene datos variables, por ejemplo, cuando imprimes una factura y esta factura tiene 10 productos, los datos que se impriman por producto son de tipo lista. Siempre corresponden a una tabla.

Parámetro (P): es aquella que contiene datos fijos, que no se repiten y son estáticos, por ejemplo, la dirección y teléfono de tu empresa. Usualmente estarán fuera de una tabla.

Luego de conocer qué son las variables y sus tipos, te vamos a mencionar algunos aspectos que debes tener en cuenta a la hora de añadir las nuevas variables a los documentos de exportación, para que así puedas personalizarlos como lo necesitas:

  1. Lo primero es que consideres los aspectos mencionados en la sección Personalizar los Documentos de Exportacióndel blog Documentos de Exportación: La Funcionalidad que Estabas Esperando.

  2. Debes enviarnos la información de las agencias de carga, responsables de la carga, asistentes técnicos, vehículos y conductores en las plantillas que te vamos a proporcionar para ser cargadas en la base de datos. Para esto, puedes contactarnos al correo support@kometsales.com y así podemos ayudarte. Es muy importante que hagas esto, para generar tus documentos de exportación correctamente.

  3. Antes de imprimir los documentos de exportación, debes asegurarte que la orden esté confirmada y de haber configurado en el sistema la información de la compañía como NIT, ICA, Predio (por compañía y proveedores) y Posición Arancelaria, datos exigidos por la agencia de carga.

  4. Debes respetar la forma de las variables, es decir, si quieres cambiar datos fijos (antecedidos siempre con una $P), conserva la sintaxis sugerida, incluyendo las $P y los signos de apertura y cierre de corchetes { }. Los campos con datos variables (antecedidos con una $L), deben permanecer inalterados y contar con los signos de apertura y cierre de corchetes { }. Si las variables se escriben mal, no se va a reflejar la información. En el siguiente link, puedes descargar las plantillas que quieras personalizar con las nuevas variables.

  5. Es importante que tengas claro lo que significa cada variable para que puedas personalizar los documentos fácilmente. Algunas de estas nuevas variables se añadieron para la gran mayoría de documentos de exportación, otras para solo tres de ellos, por eso te aconsejamos que tengas cuidado de poner alguna de ellas en un documento para el cual no esté disponible la variable.

  6. Puedes personalizar el documento o documentos que requieras con estas nuevas variables. Una vez lo hagas, lo envías a support@kometsales.com para que nosotros lo carguemos en el sistema y así, cuando vayas a imprimirlo, va a generarse con la información que necesitas. Recuerda el paso 2 y 3, ya que el sistema va a tomar estos datos para reemplazar las variables por los que les corresponden.

  7. El tipo de letra, fuente, alineación, márgenes, entre otros, va a repercutir en el resultado final.

A continuación, te mostramos las variables que hemos añadido, en qué documentos pueden agregarse  y su significado:

 

Variables a Nivel de Parámetro (P)

 

 
 
 
 
 
 
 
 
Variables a Nivel de Lista (L)
 
 

Ya conoces las nuevas variables que tienes disponibles para personalizar los documentos de exportación. Comienza ahora a modificarlos para cumplir con los requerimientos exigidos por la aduana y organismos encargados de regular el despacho de tus flores desde Colombia. Si deseas más información, solicita una demostración.

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